Zo maken iProx en EntrD Woo-publicaties eenvoudiger, sneller en veiliger
De Wet open overheid (Woo) vraagt van overheidsorganisaties en ZBO’s steeds meer: transparant werken, documenten tijdig beschikbaar stellen en tegelijkertijd zorgvuldig omgaan met privacy en vertrouwelijkheid. In de praktijk betekent dit vaak een complex proces met meerdere systemen, handmatige stappen en een hoge foutgevoeligheid.
iprox en EntrD maken Woo-publicaties eenvoudiger door zoeken, lakken, pseudonimiseren en publiceren samen te brengen in één geïntegreerde flow. Door iprox.open te koppelen aan de FileFactory van EntrD wordt het aantal werkstromen en benodigde systemen aanzienlijk verminderd.
Het resultaat: volledige grip op Woo-verplichtingen, minder handmatige handelingen, minder fouten en een veilig, privacy-proof publicatieproces — van intern documenten verzamelen tot toegankelijke Woo-publicaties voor burgers en bedrijven.
Waarom dat belangrijk is en hoe dat precies werkt, lees je hier.
De kern van het probleem: geen grip op het hele Woo-proces
Het echte knelpunt zit niet in de Woo zelf, maar in de manier waarop processen zijn ingericht.
Zoeken, beoordelen, lakken, metadata verwijderen en publiceren zijn vaak:
- verspreid over meerdere tools
- afhankelijk van handmatige stappen
- onvoldoende met elkaar verbonden
Daardoor ontbreekt overzicht en controle, juist op het moment dat snelheid en zorgvuldigheid cruciaal zijn — bijvoorbeeld bij Woo-verzoeken met wettelijke deadlines.
Woo-publicaties en Woo-verzoeken:
transparant zijn zonder risico’s
Woo-verplichtingen komen grofweg in twee vormen voor:
- Actieve openbaarmaking: documenten worden proactief gepubliceerd, bijvoorbeeld beleidsstukken, convenanten of onderzoeksrapporten.
- Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken): documenten worden openbaar gemaakt naar aanleiding van een verzoek van een burger, journalist of organisatie.
Beide vormen vragen om een strak proces. Want voordat een document gepubliceerd mag worden, moet je zeker weten dat er geen privacygevoelige of vertrouwelijke informatie zichtbaar blijft. Denk aan persoonsgegevens, interne contactgegevens, medische of financiële details, of informatie die veiligheidsrisico’s oplevert.
En juist daar zit de uitdaging: veel organisaties hebben het verzamelen, beoordelen, lakken en publiceren verdeeld over meerdere systemen en teams. Dat kost tijd, maakt het proces kwetsbaar en zorgt voor extra druk op de organisatie. Gelukkig is daar een oplossing voor.
Waarom lakken en pseudonimiseren cruciaal is
(en niet alleen “netjes”)
Maar eerst nog even over het belang van lakken en pseudonimiseren. Een Woo-publicatie is namelijk niet zomaar een document dat je online zet. Het is informatie die — eenmaal gepubliceerd — breed gedeeld, opgeslagen en doorzoekbaar kan worden. Daarom is het essentieel om vooraf goed te bepalen welke informatie:
- moet worden verwijderd
- gelakt moet worden
- geanonimiseerd of gepseudonimiseerd moet worden
Bij Woo-verzoeken komt daar vaak nog tijdsdruk bij. De combinatie van deadlines en handwerk vergroot de kans op fouten. Eén gemiste regel, één verkeerd bestand of één versie met verborgen informatie kan leiden tot:
- onbedoelde openbaarmaking van persoonsgegevens
- reputatieschade
- meldplicht datalekken
- verlies van vertrouwen bij burgers en stakeholders
Een goede lak- en anonimiseringsflow is daarom niet alleen een “extra stap”, maar een noodzakelijke veiligheidslaag binnen moderne overheidstransparantie.
Metadata verwijderen: de onzichtbare risicofactor in Woo-documenten
Veel organisaties denken bij lakken vooral aan zichtbare tekst. Maar minstens zo belangrijk is het verwijderen van metadata: verborgen informatie in documenten die je niet direct ziet, maar die wél mee gepubliceerd kan worden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- auteur(s) of interne gebruikersnamen
- bestandslocaties en netwerkschijven
- eerdere versies of verborgen revisies
- opmerkingen en wijzigingen (track changes)
- documenteigenschappen zoals organisatie, afdeling of sjablooninformatie
In een Woo-context kan metadata per ongeluk gevoelige details prijsgeven, zoals interne werkwijzen, namen van medewerkers of technische informatie over systemen. Daarom besteden steeds meer overheden terecht aandacht aan het strippen van metadata als vast onderdeel van het publicatieproces.
Organisaties willen transparant zijn onder de Woo, maar lopen vast op complexiteit, tijdsdruk en privacyrisico’s. Maar dat gaat vaak gepaard met verschillende systemen en flows.
EntrD en iprox hebben daar een oplossing voor.
Vraag direct naar de mogelijkheden
Eén geïntegreerde flow: van intern zoeken tot gecontroleerd publiceren
De kracht van de samenwerking tussen iprox en EntrD zit in het samenbrengen van de volledige keten:
- Documenten verzamelen en bundelen (bijvoorbeeld in SharePoint)
- Gevoelige informatie en metadata verwijderen (lakken/pseudonimiseren)
- Direct klaarmaken voor gecontroleerde publicatie onder de Woo
Hierdoor ontstaat één logische workflow, waarin je minder hoeft te schakelen tussen tools en minder afhankelijk bent van handmatige controles.
Lakken én publiceren vanuit
Veel overheidsorganisaties werken dagelijks met SharePoint als centrale plek voor documentbeheer en samenwerking. iprox.open beschikt al over een SharePoint-koppeling om documenten vanuit het interne proces te kunnen publiceren.
Dankzij de samenwerking met EntrD is daar nu een extra stap aan toegevoegd die het proces compleet maakt:
- Vanuit FileFactory kunnen documenten automatisch worden opgehaald uit SharePoint
- Vervolgens worden ze gelakt of gepseudonimiseerd
- Daarna keren de bestanden terug in SharePoint, klaar om met één druk op de knop te publiceren via iprox.open
Dat betekent: minder handmatige handelingen, minder risico op fouten en een snellere doorlooptijd — precies wat nodig is bij Woo-verzoeken en actieve publicaties.
EntrD is gespecialiseerd in het toegankelijk maken én beschermen van data. Met oplossingen zoals DataFactory en FileFactory helpt EntrD organisaties — van gemeenten tot ziekenhuizen — om zowel gestructureerde als ongestructureerde data veilig te beheren.
De oplossingen maken het mogelijk om informatie te anonimiseren, pseudonimiseren, lakken of verwijderen, volledig in lijn met privacywetgeving en sectorale normen. Daarmee ondersteunt EntrD organisaties die transparant willen werken, zonder concessies te doen aan veiligheid en compliance.
iprox.open
iprox.open is de verzamel-, beheer- en publicatie-oplossing van iprox. Hiermee kunnen overheidsorganisaties eenvoudig documenten openbaar maken voor burgers, bedrijven en andere stakeholders.
De Woo neemt daarin een centrale plek in, maar het platform is ook geschikt voor andere vormen van actieve openbaarmaking en overheidstransparantie. iprox.open komt extra sterk tot zijn recht wanneer het gekoppeld wordt aan een DMS, zaaksysteem of VTH-oplossing, zodat publicaties rechtstreeks vanuit het interne proces naar een toegankelijke publicatieomgeving gaan.
Minder systemen, minder fouten, meer grip op Woo
Door FileFactory en iprox.open slim te combineren ontstaat een proces dat niet alleen efficiënter is, maar ook aantoonbaar veiliger:
- Minder losse werkstromen
- Minder handmatige stappen
- Minder kans op fouten
- Meer controle over privacy en metadata
- Sneller publiceren bij Woo-verzoeken
- Een toegankelijk en transparant publicatieproces
Zo wordt Woo-publiceren geen tijdrovende uitdaging meer, maar een beheersbaar en professioneel proces dat past bij moderne overheidstransparantie.
Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk?
Benieuwd hoe deze integratie eruitziet binnen jouw organisatie, met jullie systemen en publicatieproces?
Kom in contact met EntrD of iProx en ontdek hoe je Woo-publicaties sneller, veiliger en eenvoudiger organiseert — van zoeken tot publiceren.