De FileFactory ondersteunt alle gangbare bestandsformaten voor documenten, afbeeldingen, e-mails, pdf, platte tekst, spreadsheets en webpagina’s.

Ja, documenten die in een database staan kunnen uitgelezen en gemaskeerd worden. Dit kunnen documenten zijn die op een fileshare staan, maar bijvoorbeeld ook documenten die als bijlage bij een e-mail horen.

Ja, de FileFactory kan vanuit elke applicatie aangeroepen worden. Er zijn al meerdere integraties beschikbaar waarbij vanuit een DMS documenten automatisch aan de FileFactory aangeboden worden.

De gegevens worden standaard vervangen door een zwarte balk. De originele gegevens worden volledig vervangen en zijn dus ook niet terug te halen.

Ja, het is mogelijk om de FileFactory zo in te richten dat hij bij bijvoorbeeld documenten die afkomstig zijn van locatie A een BSN nummer wel vervangt maar in een document dat vanuit locatie B wordt aangeboden, niet.

Bij anonimiseren van documenten worden persoonsgegevens onomkeerbaar verwijderd of vervangen, waardoor de koppeling met de originele persoon permanent is verbroken. Bij pseudonimiseren worden gegevens vervangen door een pseudoniem, waarbij de koppeling met de originele persoon theoretisch nog te maken is via een omzettingstabel. Voor de meeste documenttoepassingen, zoals archivering, Woo-publicatie en het delen van dossiers met externe partijen, is anonimisering het juiste niveau. FileFactory past de methode toe die past bij het gebruik.

Ja. FileFactory bevat ingebouwde OCR-technologie die tekst herkent in gescande documenten, ook bij lagere scankwaliteit. Dit is met name relevant voor historische archieven met papieren dossiers die gedigitaliseerd zijn maar nog nooit zijn opgeschoond.

Dit is afhankelijk van het volume en de complexiteit van het archief. FileFactory heeft al meer dan 100 miljoen documenten verwerkt en is ontworpen voor grote volumes. Bij Dunavie zijn 400.000 documenten verwerkt in één opschoningsproject. De doorlooptijd van de implementatie zelf is 2 tot 4 weken, waarna de opschoning direct kan starten.

Ja. De classificatiefunctionaliteit van FileFactory herkent het type van elk document op basis van de inhoud, niet op bestandsnaam of maplocatie. Je definieert zelf welke documenttypen relevant zijn voor jouw organisatie. Dit maakt het mogelijk om eerst te classificeren en daarna gericht te anonimiseren, zodat alleen de documenten die het nodig hebben worden verwerkt.

FileFactory kan worden geconfigureerd om bij twijfel te rapporteren in plaats van automatisch te maskeren. Zo heb je altijd controle over wat er gebeurt. De herkenningsnauwkeurigheid is hoog: zoals Ronald Schweigl van Mooiland aangeeft is een nauwkeurigheid van 99,99% essentieel bij grote volumes, en dat is wat FileFactory levert.

Ja. FileFactory werkt in twee modi: eenmalig voor het opschonen van historische archieven, waarbij alle bestaande documenten in één project worden verwerkt, en doorlopend voor het schoonhouden van nieuwe instroom, waarbij alle nieuwe en gewijzigde documenten automatisch worden verwerkt zodra ze binnenkomen in het DMS of de fileshare. Mooiland gebruikt beide modi: het archief is opgeschoond en nieuwe documenten worden doorlopend automatisch verwerkt.