Referenties
Onze partners
15.000 Documenten gemaskeerd voor Dunavie
Privacy en informatiebeveiliging zijn voor Dunavie – verantwoordelijk voor ruim 8.000 woningen in de gemeente Katwijk – belangrijke onderwerpen. De wens om nadrukkelijk naar het maskeren van documenten te kijken, werd volgens Ronald ingegeven vanuit nieuwe wetgeving: “In totaal zijn er zo’n 400.000 documenten verwerkt, waarbij in ongeveer 15.000 documenten ongewenste gegevens aanwezig waren die zijn gemaskeerd. Het opschonen van de gegevens heeft Dunavie gedaan middels de FileFactory van EntrD. Ontdek hier hoe we dat gedaan hebben.
Automatisch gegevens opschonen om te voldoen aan de AVG’
Mooiland is een innovatieve woningcorporatie die al geruime tijd de DataFactory gebruikt om gegevens van huurders te maskeren zodat ze veilig in een testomgeving gebruikt kunnen worden. Eind 2019 zijn wij daarnaast met Mooiland gestart met een traject om gevoelige gegevens te verwijderen uit het DMS. In het DMS staan miljoenen (historische) documenten die soms
ongewenste gegevens bevatten. Gelet op het aantal documenten is het handmatig schonen van het DMS geen optie. Daarom heeft Mooiland ervoor gekozen dit te doen met behulp van de FileFactory. Tegelijkertijd wilde Mooiland naar de toekomst toe voorkomen dat er nieuwe vervuiling in het DMS zou optreden. In een co-development traject hebben wij daarom samen met Mooiland de FileFactory uitgebreid met een ‘virtuele postkamermedewerker’ die alle nieuwe en gewijzigde documenten vindt en automatisch aanbiedt aan de
FileFactory. De FileFactory schoont ze en plaatst ze terug in het DMS zodat Mooiland altijd in control is!
Huurdergegevens veilig in verschillende testomgevingen gebruiken
Ymere is een van de grootste woningcorporaties van Nederland en heeft de privacy van haar huurders hoog in het vaandel staan. Daarom gebruikt Ymere de DataFactory om de huurdergegevens uit Tobias AX te maskeren zodat ze veilig in de verschillende testomgevingen gebruikt worden. Daarnaast wil Ymere dat ook documenten & dossiers geen ongewenste gegevens zoals bijvoorbeeld een BSN bevatten. Om dit te bereiken is er een project gestart waarbij EntrD met behulp van de FileFactory alle documenten & dossiers opschoont.
Speciale configuratie van de DataFactory
TKP is een toonaangevende pensioenuitvoerder in Nederland. De software die zij gebruiken is zo specifiek dat er veel in eigen huis ontwikkeld wordt. Om te zorgen dat alles goed werkt,
wordt nieuwe software uitgebreid getest voordat die ‘live’ gaat. Goed testen vereist echter wel dat de testdata representatief is. Tegelijkertijd wil TKP de privacy van klanten beschermen en is het gebruik van de echte klantgegevens dus geen optie. Om te zorgen voor een goed alternatief hebben wij samen met TKP een configuratie van de DataFactory gemaakt die naadloos aansluit op hun behoefte en op hun kernapplicatie.
Klantcases
Automatisch schonen van documenten en ‘virtuele postkamer’
‘Automatisch gegevens opschonen om te voldoen aan de AVG’
Sinds de AVG van kracht werd was het voor Woningcorporatie Mooiland enorm belangrijk om testdata te pseudonimiseren én gegevens niet onnodig te bewaren. Voor het pseudonimiseren werd gekozen voor DataFactory van EntrD en om te zorgen dat er geen ongewenste data, zoals BSN’s meer opgeslagen werd heeft Mooiland gekozen voor FileFactory.
Data opschonen
Mooiland heeft samen met EntrD de mogelijkheden bekeken hoe alle binnenkomende data en oude data van Mooiland opgeschoond konden worden. Vanuit het verleden beschikt Mooiland over miljoenen waarbij sommige datavelden als BSN-nummers niet meer opgeslagen mogen worden. Door hierbij gebruik te maken
van een geautomatiseerde oplossing van EntrD, de FileFactory, kan Mooiland op de meest efficiënte manier aan de AVG voldoen.
Eerst de kraan dicht
De focus lag hierbij eerst op het dichtdraaien van de kraan. Mooiland wilde eerst zeker weten dat alle data die binnenkomt aan de AVG voldoet, waarna ze met de legacy gegevens aan de slag konden gaan. Hiervoor maakt Mooiland onder andere gebruik van een virtual agent. Wanneer een dossier of document binnenkomt, bekijkt de virtual agent of het document voldoet aan wet- en regelgeving en wat er eventueel aangepast moet worden. Deze wijziging wordt doorgevoerd en Mooiland krijgt vervolgens een melding met wat er precies is gebeurd. Ze hoeven op die manier alleen te checken of alles goed is gegaan.
Geen fouten
“Bij het opschonen van je gegevens is het belangrijk dat je kiest voor een systeem dat perfect of bijna perfect de data kan opsporen. Bij Mooiland beschikken wij bijvoorbeeld over drie miljoen records. Als je daarbij 99 procent afvangt, heb je alsnog te maken met duizenden bestanden die niet aan regelgeving voldoen. Zorgen voor een systeem dat in 99.99 procent – of zelfs meer – van de gevallen de juiste aanpassingen toebrengt, is dus essentieel.” – aldus Ronald Schweigl (teammanager I&A – Woningcorporatie Mooiland)
Meer datavelden
Het afvangen van bijvoorbeeld BSN-nummer gaat inmiddels zo goed, dat Mooiland ook kijkt om andere datavelden geautomatiseerd aan te passen zoals adressen. Om te kunnen blijven voldoen aan de wet- en regelgeving zal Mooiland zich blijven richten op de toepassingsmogelijkheden van de FileFactory.