Robotisering in documentbeheer

De schoonmaakploeg van de toekomst in documentbeheer

Ontdek hoe robots een cruciale rol spelen in efficiënt documentbeheer. Dit is een korte kennismaking met de ‘schoonmaakploeg’ van de toekomst! 



Terwijl technologieën zoals kunstmatige intelligentie en robotica steeds geavanceerder worden, worden robots niet langer alleen gezien als personages in sciencefictionfilms. In feite spelen ze een steeds grotere rol in het bedrijfsleven, met name in documentbeheer. In dit blog gaan we dieper in op de opkomst van robotisering in documentbeheer en hoe dit de efficiëntie en productiviteit kan verbeteren.


De evolutie van documentbeheer

Traditioneel documentbeheer was een tijdrovend en arbeidsintensief proces, waarbij medewerkers handmatig documenten moesten sorteren, archiveren en organiseren. Dit bracht niet alleen hoge kosten met zich mee, maar ook het risico op menselijke fouten en inconsistenties. Met de komst van robotica is dit alles aan het veranderen.


De rol van robots in documentbeheer

Robots spelen een cruciale rol in efficiënt documentbeheer door taken uit te voeren die voorheen door mensen werden gedaan, maar dan sneller, nauwkeuriger en 24/7. 

Hier zijn enkele manieren waarop robots worden ingezet in documentbeheer

Documentclassificatie en -indexering:

Robots kunnen documenten automatisch classificeren en indexeren op basis van inhoud, waardoor het zoeken en ophalen van specifieke documenten veel sneller en gemakkelijker wordt.

Automatische gegevensinvoer:

Door middel van optische karakterherkenning (OCR) kunnen robots tekst van gescande documenten extraheren en invoeren in databases of andere systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.

Documentverwerking en -sortering:

Robots kunnen documenten snel en efficiënt verwerken en sorteren op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zoals datum, type of auteur.

Beveiliging en naleving:

Robots kunnen helpen bij het bewaken van de naleving van regelgeving en het handhaven van beveiligingsprotocollen door het detecteren en rapporteren van verdachte activiteiten of ongeoorloofde toegang tot documenten.


De implementatie van robots in documentbeheer biedt tal van voordelen voor organisaties, waaronder:


• Verbeterde nauwkeurigheid en consistentie: Robots maken minder fouten dan menselijke medewerkers en zorgen voor een consistente aanpak bij documentverwerking.
• Verhoogde productiviteit en efficiëntie: Robots kunnen taken veel sneller uitvoeren dan mensen, waardoor de doorlooptijden worden verkort en de operationele efficiëntie wordt verbeterd.
• Kostenbesparing: Door het automatiseren van repetitieve taken kunnen organisaties kosten besparen op arbeid en operationele kosten.
• Verbeterde naleving en beveiliging: Robots kunnen helpen bij het waarborgen van naleving van regelgeving en het handhaven van beveiligingsnormen door het consistent toepassen van beleid en procedures.

Lees ook: Hoe robots gevoelige data transformeren in document management

Robotisering in documentbeheer is een revolutionaire ontwikkeling die organisaties in staat stelt om hun documentverwerking te transformeren en te optimaliseren. Door robots in te zetten als de ‘schoonmaakploeg’ van de toekomst kunnen organisaties profiteren van verbeterde efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit. Het is tijd om de kracht van robotica te omarmen en de weg vrij te maken voor een slimmer en effectiever documentbeheer, waardoor organisaties kunnen floreren in een steeds digitaler wordende wereld.

Ontdek hoe de intelligentie software van EntrD, FileFactory,  kan helpen bij het opschonen van gevoelige data in documenten en dossiers. Klik hieronder om de FileFactory brochure te downloaden en een demo aan te vragen om meer informatie te lezen over de FileFactory.