Het recente datalek bij de Provincie Utrecht maakt opnieuw pijnlijk duidelijk dat veel overheidsorganisaties nog onvoldoende grip hebben op de bescherming van persoonsgegevens. In dit geval werden namen, mailadressen en telefoonnummers van beleidsmedewerkers, juristen en betrokken burgers onbedoeld gedeeld in documenten die openbaar zijn gemaakt na een Woo-verzoek.
Hoewel de provincie aangeeft dat betrokkenen worden geïnformeerd en het incident wordt onderzocht, is de schade feitelijk al aangericht: persoonsgegevens zijn in te zien geweest door onbevoegden. Dit raakt niet alleen de privacy van medewerkers, maar ook het vertrouwen van burgers in de overheid.
Waar gaat het vaak mis bij Woo-verzoeken?
De Wet open overheid (Woo) verplicht gemeenten, provincies en andere overheidsorganisaties om documenten openbaar te maken. Transparantie staat voorop, maar in de praktijk ontstaan hier vaak risico’s. Eén fout bij het anonimiseren of lakken kan leiden tot een datalek bij de overheid, waarbij persoonsgegevens onbedoeld openbaar worden gemaakt.
Het gevolg: datalekken bij de overheid die eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden.
Hoe kan het beter?
Bij EntrD en iProx zien wij dagelijks dat overheden worstelen met deze balans tussen transparantie en privacy. Daarom hebben wij onze krachten gebundeld en een slimme koppeling ontwikkeld tussen FileFactory van EntrD en iprox.open. Hierdoor wordt het proces van documenten anonimiseren, lakken en publiceren volledig gestroomlijnd.
Lakken én publiceren in één flow:
een veilige Woo-publicatie met EntrD en iProx
Schoon publiceren van Woo-documenten
Bij de publicatie van Woo-verzoeken is het cruciaal dat documenten zorgvuldig worden opgeschoond. Met FileFactory kunnen overheidsorganisaties documenten automatisch screenen, persoonsgegevens maskeren of verwijderen en uitsluitend die informatie publiceren die volgens de Woo openbaar hoort te zijn. In samenwerking met iProx verzorgt EntrD een veilige en gebruiksvriendelijke workflow voor het publiceren van Woo-documenten.
Het resultaat: lakken én publiceren in één flow, AVG-proof en foutloos.
Anonimiseren met EntrD
EntrD is gespecialiseerd in het toegankelijk maken én beschermen van data. Met onze oplossingen DataFactory en FileFactory helpen we organisaties – van gemeenten tot provincies en ziekenhuizen – om zowel gestructureerde als ongestructureerde data veilig te beheren.
Onze technologie maakt het mogelijk om informatie te anonimiseren, pseudonimiseren, lakken of verwijderen, volledig in lijn met de AVG en sectorale normen. Zo kunnen organisaties veiliger werken, risico’s verkleinen en voldoen aan hun verantwoordingsplicht.
Publiceren met iprox.open
iprox.open is de verzamel-, beheer- en publicatie-oplossing van iProx. Met dit platform kunnen overheden eenvoudig documenten openbaar maken, zowel voor de Woo als voor andere vormen van actieve openbaarmaking.
De kracht van iprox.open zit in de koppelingen: vanuit een DMS, zaaksysteem of VTH-oplossing worden documenten rechtstreeks vanuit het interne proces gepubliceerd naar een toegankelijke omgeving. Zo wordt transparantie eenvoudiger én betrouwbaarder.
Ook lakken én publiceren vanuit SharePoint
Een veelgebruikte optie is de SharePoint-koppeling van iprox.open. Dankzij de samenwerking met EntrD is deze nu uitgebreid met een extra flow.
Met FileFactory kunnen documenten direct vanuit SharePoint automatisch worden opgehaald, gelakt of gepseudonimiseerd. Vervolgens keren de bestanden terug in SharePoint, klaar om met één druk op de knop gepubliceerd te worden via iprox.open.
Dit bespaart tijd, voorkomt menselijke fouten en maakt het publicatieproces aanzienlijk efficiënter.
Toekomstbestendig datamanagement
Met de koppeling van FileFactory en iprox.open bieden EntrD en iProx overheidsorganisaties een toekomstbestendige oplossing voor veilige en AVG-proof Woo-publicatie.
Waar transparantie en privacy elkaar kruisen, zorgen wij voor een betrouwbare route: van anonimiseren tot publiceren, in één vloeiende beweging.
EntrD gaat graag in gesprek met overheidsorganisaties: niet alleen om te laten zien hoe FileFactory en iprox.open bijdragen aan veilig databeheer en publicatie, maar ook om samen te werken aan een cultuur waarin privacy en zorgvuldigheid vanzelfsprekend zijn.
Heeft jouw organisatie ook te maken met Woo-verzoeken of de uitdaging om veilig met persoonsgegevens om te gaan?
Neem contact op met EntrD en ontdek hoe wij helpen om de impact bij datalekken in de overheid te beperken.