Privacybescherming van gevoelige informatie: bewustwording is de sleutel
Privacybescherming is een cruciaal thema voor bedrijven in alle sectoren. Organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden privacygevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, medische gegevens en juridische documenten. De verantwoordelijkheid om deze gegevens veilig te beheren, verwijderen of anonimiseren is groot, vooral in een tijd waarin datalekken en strengere regelgeving, zoals de AVG, toenemen. Het bewustzijn van welke informatie beschermd moet worden en hoe dit op een efficiënte manier kan gebeuren, is essentieel.
Gevoelige informatie in verschillende sectoren
Bedrijven en instellingen verwerken diverse soorten privacygevoelige gegevens. In veel gevallen moeten deze gegevens op een verantwoorde manier worden bewaard, geschoond of onomkeerbaar verwijderd. Hieronder een overzicht van verschillende sectoren en de documenten die extra aandacht verdienen:
- Zorginstellingen en ziekenhuizen:
Patiëntendossiers, medische rapporten, verzekeringsgegevens en specialistische behandelplannen bevatten privacygevoelige informatie die strikt beveiligd moet worden en periodiek geschoond dient te worden. - Advocatenkantoren en juridische dienstverleners:
Gerechtelijke stukken, cliëntdossiers, vertrouwelijke contracten en bewijsstukken bevatten persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie die goed beheerd moet worden. - Uitzendbureaus en HR-dienstverleners:
Bij het onboarden van nieuwe medewerkers worden identiteitsbewijzen, salarisgegevens en contracten verwerkt. Gegevens van voormalige medewerkers moeten op termijn worden geschoond of geanonimiseerd. - Financiële instellingen en banken:
Kredietrapporten, leningsovereenkomsten en betaalgegevens bevatten veel persoonsgegevens die onder de privacywetgeving vallen. - Woningcorporaties en vastgoedbedrijven:
Huurcontracten, inkomensverklaringen van huurders, klachtenregistraties en betalingsachterstanden bevatten gevoelige gegevens. Het opschonen van oude dossiers voorkomt dat persoonsgegevens onnodig lang bewaard blijven. - Onderwijsinstellingen:
Leerlingdossiers, examengegevens en rapporten bevatten persoonsgegevens die periodiek beoordeeld en geschoond moeten worden.
Het belang van gegevensmaskering
Voor organisaties die privacygevoelige informatie verwerken, is het cruciaal om persoonsgegevens op een veilige manier te verwijderen of te maskeren. Dit voorkomt grote gevolgen bij ongeoorloofde toegang tot gegevens en minimaliseert het risico op datalekken.
De FileFactory kan hierbij helpen met de toepassing van de Digitale Maskeerstift door gegevens automatisch en handmatig te selecteren, te maskeren of te verwijderen. Dit bespaart tijd en kosten en zorgt voor een efficiëntere naleving van wet- en regelgeving.
Hoe FileFactory helpt bij privacybescherming
De FileFactory van EntrD biedt een oplossing voor bedrijven die documenten veilig willen opschonen en beheren. Deze tool automatiseert het proces van gegevensmaskering en anonimisering, waardoor organisaties efficiënter te werk kunnen gaan zonder de foutgevoeligheid van handmatige bewerkingen. FileFactory helpt onder andere bij het automatisch lakken van gevoelige persoonsgegevens uit grote hoeveelheden documenten.
Privacygevoelige informatie moet binnen elke organisatie goed worden beschermd en, waar nodig, tijdig worden geschoond. Of het nu gaat om patiëntendossiers in de zorg, huurcontracten bij woningcorporaties, of juridische documenten bij advocatenkantoren, het is essentieel om privacyrisico’s te minimaliseren. FileFactory helpt bedrijven onder andere met de digitale maskeerstift om dit proces te automatiseren en efficiënter te maken.
Succesverhaal: De Alliantie en FileFactory
FileFactory heeft al miljoenen documenten opgeschoond bij honderden bedrijven. Een goed voorbeeld is woningcorporatie De Alliantie.
Voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving – en dan de AVG in het bijzonder – was voor De Alliantie de belangrijkste reden om documenten op te schonen. “Deze documenten bevatten bijzondere persoonsgegevens die we niet mogen bewaren,” aldus een woordvoerder van De Alliantie. “Daarnaast vormen deze gegevens een securityrisico dat we als organisatie niet willen lopen.”
Omdat het om miljoenen documenten ging was automatische schoning noodzakelijk. “Het volume was te groot om handmatig op te lossen. Daarom hebben we vooraf goed gedefinieerd welke gegevens we wilden verwijderen en wat absoluut behouden moest blijven voor onze werkzaamheden.”
Is privacybescherming voor jou ook van essentieel belang?
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie veilig en efficiënt gegevens kan opschonen? Neem contact op met EntrD en ontdek hoe onze oplossingen kunnen helpen bij privacybescherming, we kunnen je in een demo laten zien wat FileFactory voor jou kan betekenen.
Voordelen van de FileFactory
- Voldoen aan de AVG
Door gevoelige gegevens effectief te anonimiseren, minimaliseert FileFactory het risico op schendingen van privacyregels en voorkomt het hoge boetes en juridische complicaties. - Vertrouwen van klanten
Klanten waarderen bedrijven die zorgvuldig omgaan met hun persoonlijke gegevens, en door transparant te zijn over het gebruik van geanonimiseerde kopieën van ID’s en paspoorten, bouwt jouw bedrijf vertrouwen op bij klanten, wat kan leiden tot verbeterde klantrelaties en loyaliteit. - Efficiëntie en kostenbesparing
Het handmatig anonimiseren van gegevens kan tijdrovend en foutgevoelig zijn, maar FileFactory automatiseert dit proces, waardoor het sneller en efficiënter verloopt. Dit vermindert de werkdruk op medewerkers en verlaagt de operationele kosten. - Bescherming tegen datalekken en identiteitsdiefstal
Door gevoelige informatie te anonimiseren, verminder je het risico dat deze gegevens in verkeerde handen vallen, wat bijdraagt aan een betere beveiliging van jouw bedrijfsdata.
Laatste nieuws
Groot nieuws voor de FileFactory van EntrD: vanaf heden is een connectie met Microsoft SharePoint mogelijk.
EntrD is continue in ontwikkeling en daarom delen wij graag dat we vanaf heden…
Lees meerKom jij ons team versterken als Business Development Manager ?
Over de vacature Business Development Manager Wil jij organisaties helpen om…
Lees meerTest jij met geanonimiseerde gegevens?
Afgelopen weekend werd de ICT-wereld opnieuw opgeschrikt door een datalek bij…
Lees meer