FileFactory van EntrD
Eindelijk echt grip op alle documenten en dossiers
80% van alle gegevens staat in documenten en dossiers. Alle reden om te zorgen dat je hier grip op hebt en houdt. De FileFactory van EntrD maakt dit mogelijk.
- Hoe zorg je dat de documenten geen gegevens bevatten die je niet wilt hebben?
- Hoe zorg je dat documenten makkelijk doorzoekbaar zijn?
- Hoe zorg je dat de classificatie van een document klopt?
Voor al deze vragen biedt EntrD de FileFactory. Dé oplossing om snel en eenvoudig informatie in documenten en dossiers te vinden en te maskeren of te verwijderen.
Met de FileFactory laten we zien dat het ook anders kan!
De FileFactory is een SaaS oplossing om in documenten en dossiers gegevens op te sporen.
Deze gegevens kunnen verwijderd worden, maar de FileFactory kan ze ook opleveren in een rapport zodat je eindelijk weet waar die gegevens staan.
Onze klanten gebruiken de FileFactory onder andere voor:
- Turn key opschonen van een digitaal archief
- Documenten anonimiseren: Snel en eenvoudig ‘weglakken’ van ongewenste gegevens voor een WOO verzoek
- Automatisch opschonen van nieuwe en gewijzigde documenten
- Classificeren van documenten op basis van de inhoud
- Documenten eenvoudig doorzoekbaar maken
Bespaar tijd en geld
Met de FileFactory bespaar je tijd en geld aangezien je documenten niet meer handmatig hoeft te anonimiseren. Hiermee voorkom je fouten die tot datalekken, boetes en reputatieschade leiden. De FileFactory is een stand alone applicatie die zonder verdere training gebruikt kan worden. Of zoals een woningcorporatie het zegt “What You See is What You Get”.
Hoe in te zetten
U kunt de FileFactory zowel structureel als in projectvorm inzetten. Een voorbeeld van een mogelijk project zou het opschonen van een archief kunnen zijn waarbij bijvoorbeeld de BSN nummers verwijderd worden. Projecten voeren wij desgewenst zelfs volledig turn-key uit zodat u helemaal ontzorgd wordt!
Huidige toepassingsmogelijkheden
Digitale Maskeerstift
Hiermee kan je in documenten en dossiers gegevens automatisch en handmatig selecteren en onomkeerbaar verwijderen.
Digitale Poortwachter
De digitale poortwachter is een virtuele ‘robot’ die structureel gebruikt kan worden om alle binnenkomende documenten en dossiers automatisch te beoordelen. Ongewenste gegevens worden verwijderd zodat ze de organisatie niet binnen komen.
DataWasserette
Met de FileFactory bieden we een geautomatiseerde oplossing om ongewenste gegevens uit een DMS te halen.
Dus heeft u ‘vuile’ documenten en dossiers?
Breng ze naar de DataWasserette.
Doorzoekbaar maken van documenten
Met één druk op de knop is het mogelijk om ingescande documenten die nu niet doorzoekbaar zijn, doorzoekbaar te maken.
Toekomstige toepassingsmogelijkheden
Inzicht in datakwaliteit
Het is mogelijk om een rapport te genereren waarin aangegeven wordt welke gegevens waar gevonden worden. Hiermee krijg je als klant snel en eenvoudig inzicht welke gegevens waar staan zodat je kunt controleren of gegevens beschikbaar zijn en op de juiste manier geclassificeerd zijn.
Digitale butler
De digitale butler in FileFactory zoekt automatisch de gegevens op die jij nodig hebt, alles wat jij hoeft te doen is aan te geven waar je naar op zoek bent. De digitale butler doet de rest!
DQ Bot
De DQ bot analyseert automatisch alle documenten en bepaalt op basis van de inhoud van het document om wat voor type document het gaat.
Ontdubbelaar
De ontdubbelaar beoordeelt alle documenten in scope en stelt vast of er documenten zijn die overeenkomen. Dit kan zowel eenmalig gedaan worden, maar dit kan ook structureel ingezet worden.
Documenten classificeren
FileFactory kan ook ingezet worden om documenten te classificeren zodat u direct inzicht krijgt in wat voor type document het is.
Veelgestelde vragen
Welke bestandstypen worden ondersteund?
Kan de FileFactory omgaan met documenten die in een database staan?
Kan de FileFactory vanuit andere applicaties aangeroepen worden als plug-in?
Hoe maskeert de FileFactory de gegevens?
Kan de FileFactory automatisch bepaalde typen gegevens in het ene document wel en in het andere document niet maskeren?
Benieuwd hoe de FileFactory jou helpt om tijd en geld te besparen?
